Datenschutzrechtliche Prüfung für Ethikanträge

Fehlende datenschutzrechtliche Maßnahmen sind ein Risiko für Proband*innen. Daher verlangt die Ethikkommission des KIT eine Prüfung und Freigabe von Forschungsvorhaben, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Zuständig hierfür ist das Team der Stabsstelle Datenschutz (DSB). Grundlage für die datenschutzrechtliche Prüfung sind die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie das Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg (LDSG).

Falls in Ihrem Forschungsvorhaben personenbezogene Daten verarbeitet werden, muss gemäß Art. 38 Abs. 1 DS-GVO der bzw. die Datenschutzbeauftragte frühzeitig eingebunden werden. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

Machen Sie sich bewusst, in welchen Arbeitsschritten Ihres Forschungsvorhabens personenbezogene Daten aufgezeichnet, gespeichert, weitergegeben oder anderweitig verarbeitet werden.
Erstellen Sie auf der Grundlage dieser Informationen einen Eintrag im elektronischen Verfahrensverzeichnis des KIT (eVV) und führen Sie insbesondere die Risikoanalyse durch.
Erstellen Sie alle Unterlagen, die für die Interaktion mit der datengebenden Stelle (i.d.R. Proband*innen) notwendig sind: Teilnehmendeninformationen mit Einwilligungserklärung, Datenschutzinformationen nach Art. 13 DS-GVO; sowie ggf. Fragebögen oder Interviewleitfäden. Vorlagen für datenschutzrechtlich relevante Unterlagen finden Sie hier.
Senden Sie alle Unterlagen (Ethikantrag und o.g. datenschutzrelevante Unterlagen) fristgerecht per E-Mail an datenschutz-ethik∂dsb.kit.edu. Die Fristen entnehmen sie hier. Versenden Sie die Dokumente bestenfalls als bearbeitbare Word-Versionen, dies erleichtert die Kommentierung. Nennen Sie die Nummer des eVV-Eintrags und erklären Sie, dass Sie eine datenschutzrechtliche Freigabe Ihres Forschungsvorhabens für ein Ethikvotum benötigen.
Klären Sie eventuelle Rückfragen mit DSB und passen, falls nötig, Sie Ihre Dokumente an.
Fahren Sie mit Punkt (3) im obigen Abschnitt „Antragsverfahren“ fort.